SISTEM MANAJEMEN ADMINISTRASI DAN PRESENSI ONLINE UNTUK PERKULIAHAN DAN PRAKTIKUM MENGGUNAKAN BARCODE SYSTEM

ABSTRAKS

Kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan merupakan salah satu komponen yang penting dalam proses belajar mengajar. Dengan semakin sering mahasiswa masuk kelas, maka semakin sering pula intensitas mahasiswa dalam menerima pelajaran yang akan berpengaruh terhadap tingkat kepahaman mahasiswa terhadap matakuliah yang ditempuhnya. Selain itu, tingkat presentasi kehadiran mahasiswa juga dapat menjadi bahan pertimbangan bagi dosen dalam mengevaluasi dan mengambil tindakan terhadap mahasiswa tersebut. Teknologi informasi bukan lagi sebagai pelengkap, tapi merupakan kebutuhan dalam dunia akademis terutama perguruan tinggi. Dengan banyaknya jumlah mahasiswa dari tahun ke tahun pada setiap perguruan tinggi, kebutuhan akan suatu sistem yang dapat mengelola data-data mahasiswa serta kecepatan akses dalam memperoleh informasi menuntut pihak universitas untuk membangun suatu sistem yang dapat membantu proses administrasi mahasiswa. Sistem Presensi Online merupakan suatu solusi untuk mengatasi hal tersebut, dengan sistem ini maka presensi mahasiswa dapat dilakukan dengan menggunakan barcode scanner atau melakukan presensi langsung secara terkomputerisasi tanpa harus melakukan secara manual menggunakan kertas (paper less). Hal ini juga akan membantu dosen dan pihak administrasi universitas dalam mengelola rekapitulasi kehadiran mahasiswa dan menjadi gudang data terkomputerisasi yang menyimpan arsip data-data mahasiswa dalam jumlah besar pada sistem yang menggunakan server (Data Base) sebagai sarana penyimpanannya.

Sistem Presensi Online dapat memberikan manfaat antara lain :

a. Bagi mahasiswa, dapat memudahkan dalam melakukan presensi dan memperoleh informasi terkait presensi mahasiswa tersebut.

b. Bagi dosen, dapat memberikan kemudahan dalam memperoleh informasi presensi mahasiswa dan mengevaluasi rekapitulasi presensi untuk mengambil keputusan selanjutnya.

c. Bagi asisten, dapat membantu pengelolaan administrasi praktikum dan dapat mengurangi beban asisten yang memiliki tugas lain seperti mengajar dan kuliah.

d. Bagi petugas administrasi, dapat memberikan kemudahan dalam mengelola administrasi untuk perkuliahan baik itu mahasiswa, matakuliah dan dosen pengampu.

e. Bagi universitas, dengan sistem yang tangguh dari segi kapasitas dan kecepatan pemrosesan data untuk mengelola data-data praktikum dan perkuliahan yang efektif dan efisien serta mengurangi penggunaan kertas (paper less). Dapat memberikan kenyamanan dan pelayanan yang baik kepada mahasiswa serta meningkatkan kepercayaan masyarakat akan kemudahan dan fasilitas yang diberikan universitas tersebut.

Barcode

Pengertian Barcode dapat diartikan sebagai kumpulan kode yang berbentuk garis, dimana masing-masing ketebalan setiap garis berbeda sesuai dengan isi kodenya. Barcode pertama kalinya diperkenalkan dan dipatenkan di Amerika oleh Norman Joseph Woodland dan Bernard Silver, mahasiswa Drexel Institute of Technology pada akhir 40-an. Implementasi Barcode dimungkinkan atas kerja keras dua orang insinyur yaitu Raymond Alexander dan Frank Stietz. Sampai akhirnya pada tahun 1966 Barcode digunakan untuk kepentingan komersial meskipun belum terlalu dirasakan keberhasilannya sampai tahun 80-an.

Barcode adalah informasi terbacakan mesin (machine readable) dalam format visual yang tercetak, barcode dibaca dengan menggunakan sebuah alat baca barcode atau lebih dikenal dengan Barcode Scanner. Barcode pada dasarnya adalah susunan garis vertikal hitam dan putih dengan ketebalan yang berbeda, sangat sederhana tetapi sangat berguna, dengan kegunaan untuk menyimpan data-data spesifik misalnya kode produksi, tanggal kadaluwarsa, nomor identitas dengan mudah dan murah. Walaupun teknologi semacam itu terus berkembang dengan ditemukannya media magnetic, rfid, electronics tags, serial eeprom (seperti pada smart card), barcode terus bertahan dan masih memiliki kelebihan-kelebihan tertentu, yang paling utama adalah murah dan mudah, sebab media yang digunakan adalah kertas (label stiker) dan tinta (ribbon). Sedangkan untuk membaca barcode ada begitu banyak pilihan di pasaran dengan harga yang relatif murah mulai dari yang berbentuk pena (wand), slot, scanner, sampai ke CCD. Menurut teknologinya, barcode di bagi 2, barcode 1 dimensi dan 2 dimensi.

Dibawah ini adalah sample barcode 1D dan 2D :


Terdapat 5 user yang dapat berinteraksi dengan sistem, yakni:

a. Admin

User admin adalah pengguna sistem yang memiliki hak akses untuk memanajemen data dalam sistem, diantaranya data mahasiswa, data dosen, data asisten, data matakuliah, data praktikum, data presensi, dan lain-lain.

b. Mahasiswa

User mahasiswa adalah pengguna sistem yang dapat melakukan presensi online dengan cara login ke dalam sistem dan melakukan presensi melalui menu yang telah disediakan, fasilitas ini hanya tersedia dalam praktikum yang mana masing-masing mahasiswa memiliki hak akses terhadap satu komputer yang terhubung ke sistem. Mahasiswa juga dapat mengakses rekapitulasi presensi baik perkuliahan ataupun praktikum serta memperoleh informasi seputar perkuliahan/praktikum melalui sistem tersebut.

c. Dosen

User dosen adalah pengguna sistem yang memiliki hak akses untuk melihat data mahasiswa, data presensi, data matakuliah dan dapat melakukan presensi terhadap mahasiswa pada tiap-tiap kelas yang diampu dengan menggunakan barcode scanner.

d. Asisten

User asisten adalah pengguna sistem yang memiliki hak akses untuk mengelola administrasi terkait praktikum seperti manajemen data mahasiswa (praktikan), manajemen jadwal praktikum, manajemen jadwal responsi, manajemen nilai praktikum, manajemen presensi praktikum dan lain-lain.

e. Petugas Administrasi

User petugas administrasi merupakan petugas khusus yang bertugas menggunakan barcode scanner untuk memindai barcode yang terdapat pada masing-masing kartu mahasiswa (KTM) untuk mencatat presensi kehadiran mahasiswa tersebut pada saat perkuliahan. Data yang terkumpul kemudian dipindahkan ke komputer untuk divalidasi dan disimpan di sistem. Petugas administrasi juga dapat memanajemen rekapitulasi presensi mahasiswa di sistem, memanajemen data administrasi perkuliahan sesuai dengan matakuliah dan dosen pengampu.

Dibawah ini adalah  sample diagram untuk presensi online.

 

Proses presensi yang terdapat pada Sistem Presensi Online ini terdiri atas 2 cara, yakni:

a. Menggunakan Barcode Scanner

Proses ini dilakukan oleh dosen atau petugas presensi dengan menggunakan barcode scanner dan melakukan pemindaian barcode yang terdapat pada kartu mahasiswa (KTM). Barcode tersebut merupakan nomor induk mahasiswa (NIM) yang kemudian datanya akan ditransfer dan divalidasi di sistem. Setiap mahasiswa wajib membawa KTM pada saat perkuliahan berlangsung yang akan digunakan sebagai identitas dalam melakukan presensi.

Gambar dibawah ini menunjukkan alur proses presensi menggunakan barcode yang dilakukan oleh dosen atau petugas presensi.

 

 

 

 

b. Menggunakan Username dan Password

Proses ini dilakukan langsung oleh mahasiswa dengan cara login ke sistem dan melakukan presensi pada menu yang telah disediakan. Mahasiswa memindai barcode yang berisi Nomor Induk Mahasiswa (NIM) sebagai username dan memasukkan password mereka masing-masing. Proses ini hanya tersedia pada praktikum, dimana mahasiswa memiliki akses terhadap satu komputer dan langsung melakukan presensi melalui komputer masing-masing yang terhubung ke sistem. Gambar di bawah ini menunjukkan alur proses presensi yang langsung dilakukan mahasiswa melalui komputer yang terhubung ke sistem.

 

Di dalam sistem ini, asisten pendamping praktikum yang bertugas dapat melihat data-data presensi pada praktikum tersebut sehingga dapat diketahui siapa saja mahasiswa yang sudah melakukan presensi dan siapa saja mahasiswa yang belum melakukan presensi dan menyesuaikan dengan jumlah mahasiswa yang hadir di dalam ruangan. Dengan demikian dapat mencegah mahasiswa melakukan tindakan kecurangan seperti titip absen.

Pada sistem ini mahasiswa juga dapat mengakses informasi terkait praktikum yang mereka tempuh, seperti rekapitulasi presensi, nilai pretest, kelompok tugas akhir, silabus praktikum, jadwal praktikum, jadwal responsi dan pengumuman terkait praktikum masing-masing.

 

4. KESIMPULAN

Dari hasil penelitian dapat diambil kesimpulan bahwa sistem Presensi Online dapat membantu pengelolaan data administrasi praktikum dan perkuliahan di universitas serta dapat mengurangi penggunaan kertas (paper less) karena menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Sistem ini dapat memberikan kemudahan dalam melakukan presensi bagi mahasiswa karena presensi yang dilakukan dapat langsung diproses dan tersimpan di dalam sistem.

Sistem Presensi Online memberikan kemudahan kepada pengguna untuk memperoleh informasi terkait rekapitulasi presensi baik itu perkuliahan maupun praktikum. Sistem ini juga dapat menjadi gudang arsip yang terkomputerisasi sehingga memberikan kemudahan dan kecepatan akses dalam memperoleh data yang diinginkan terkait presensi serta administrasi perkuliahan dan praktikum.

 

 

 


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


%d blogger menyukai ini: